Hogyan lehet rendezni a dolgokat anélkül, hogy elveszítené a kedvét
A Getting Things Done (vagy a GTD) módszer az eredmények mérlegelésén és a „következő lépések” meghatározásán alapul. A GTD fõ elképzelése segíti a cél egyértelmû meghatározását, majd a lépés elérése felé tett minden lépést. A módszer alkalmas munkahelyi előadások szervezésére és karácsonyi vásárlások tervezésére.
Minden feladatnak kicsinek kell lennie, hogy gyorsan meg tudja oldani, és az idő vagy a motiváció hiánya nem tudta megállítani. Ez a megközelítés segít elérni az összes céljait az életben, segít elkerülni a stresszt.
A GTD módszerrel történő projektek szervezésekor mindig készen áll arra, hogy azonnal megkezdje a feladatok elvégzését, függetlenül attól, hogy mi történik körül és hol tartózkodik. A GTD annyira egyszerűvé teszi a következő lépést, hogy nem akarja elhalasztani.
Ebben a könyvben néhány egyszerű eszközt talál, amelyek felhasználhatók a hatékony működésre és a józan ész fenntartására; valamint ajánlásokat arról, hogy milyen hozzáállást kell fejleszteni a GTD alapelveinek végrehajtása érdekében.
Az agyad a gondolkodás eszköze, nem pedig tárolóeszköz
A sikeres munkája azt jelenti, hogy jó szervező. Ez különösen fontos a mentális dolgozók számára, akik számára tucatnyi feladat és projekt zsonglőrje egyszerre mindennapi valóság. Nehézségek merülnek fel, ha elmosódik a személyes és a szakmai életünk közötti finom vonal. Ennek oka az, hogy agyaink megpróbálnak kitalálni a megoldatlan kérdéseket, és a legmegfelelőtlenebb pillanatban emlékeztet bennünket - még akkor is, ha később szeretnénk velük foglalkozni.
Annak érdekében, hogy az élettel kapcsolatos összes bonyolult információt ellenőrzés alatt tartsuk, sokan úgy kezeljük az agyunkat, mint egy asztali fiók vagy notebook. Visszaélünk az agyunkkal, arra kényszerítve, hogy mindenféle információt tároljon. Ha befejezzük a fejünket a befejezetlen feladatokkal, a közelgő találkozókkal és egyéb kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos információkkal, gondatlanul pazaroljuk az agyunk gondolkodási képességét, ami megnehezíti a valódi munkára való koncentrálódást.
Annak érdekében, hogy a lehető leghatékonyabban dolgozzunk, fel kell szabadítanunk a fejünket mindentől, ami nem kapcsolódik a feladathoz, amelyet egy adott pillanatban hajtunk végre. Használja elméje azon képességének 100% -át, hogy összpontosítson a feladatra.
Ha tisztán akar gondolkodni, akkor megbízható „anyaggyűjtő kosárra” van szüksége az elmédön túl
Az agyunknak van egy bosszantó tulajdonsága - soha nem hagyja elfelejteni, amit vigyáznunk kell. Folyamatosan „bombázunk” új információkkal, amelyek a helyünkben is helyet foglalnak el. Minden új ötlet, minden emlék és minden probléma, amelyeket elfelejtettünk megoldani, elvonja minket a fő üzleti tevékenységektől.
Mindig használjon úgynevezett „kosarat anyaggyűjtéshez”: az a gondolatán kívüli hely, ahol idegen információkat vagy ötleteket helyezhet el. Pontosan tudni fogja, hol találhatja meg az információkat később, amikor van ideje erre. Ez lehetővé teszi, hogy teljes egészében a levél írására, a munkatárssal folytatott beszélgetésre vagy a gyep pázsitjára összpontosítson.
Az „anyaggyűjtő kosár” lehet jegyzettömb, listák a számítógépen / telefonon vagy akár dobozok, amelyekbe tárgyakat és dokumentumokat helyezhet. Az anyaggyűjtéshez szükséges kosarat (vagy kosarat) a közelben kell elhelyezni - így könnyű kiszámítani azokat az információkat, amelyeket egyébként a gondolataiba halmozott volna fel.
Vegye ki a kukát - minden héten ürítse ki az összes külső "kosarat"
A rendszer zökkenőmentes működéséhez támogatnia kell azt. Fejleszteni kell azt a szokást, hogy hetente egyszer felülvizsgálja és kiüríti a kosarat. Az „anyaggyűjtő kosár” rendszer azért működik, mert nyugalmat ad az elmének abban a biztosban, hogy elveszíti vagy elfelejti a fontos információkat.
Ha a rendszert nem frissítik, akkor már nem lesz megbízható, és az agy éber lesz, és nem bízik benne. Amint ez megtörténik, a tudatalatti elmét újra elvonja a megoldatlan problémák és a befejezetlen feladatok. Gondosan mérlegelnie kell az összes feladatot, és rendeznie kell a dolgokat, az alábbi szabályok szerint:
- A nem fontos feladatokat törölje a listáról.
- Ha nagyon gyorsan (legfeljebb két perc alatt) meg tudja oldani a problémát - azonnal tegye meg.
- Tartsa a fontos információkat biztonságos helyen. Ha ez egy találkozó, projekt vagy egy adott feladat, akkor helyezze át a megfelelő listára.
- A rendszeres „kosártisztítás” az egyetlen mód a megbízható teljesítmény biztosítására és a stressz elkerülésére.
A „kosár” ürítésével rendezze az anyagot listák szerint
Nem számít, mennyire különbözik a „kosárban” található anyag, nem kell osztályoznia és külön-külön „dobozokba” vagy listákba rendeznie.
A legtöbb teendők nem működnek, mert feladatok, gondolatok és információk „salátájává” válnak. A listáknak csak konkrét, megvalósítható feladatokat kell tartalmazniuk, de mindent megkülönböztetés nélkül írunk bele, ezért nagyon könnyű elfelejteni az egyes megvalósítható feladatokat.
Hogyan szervezzük meg a kosárban lévő elemeket?
- Töröljön mindent, ami jelentéktelen, oldjon meg apró feladatokat, és vegyen fel találkozókat vagy határidőket a naptárába.
- Ha ez egy összetett munka (vagyis több konkrét feladat végrehajtását igényli), vonja be egyértelmű céllal a projektbe.
- Az összes többi feladatot fel kell venni a Következő műveletek listába.
A Projektlista áttekintést nyújt minden folyamatban lévő projektéről.
A projektek minden termelékenységjavító rendszer kulcseleme. A projekt olyan kívánt eredmény, amely többlépcsős fellépést igényel. Hogy meghatározza, mely feladatokból álljon a projekt, képzelje el az elérendő eredményt, és egy mondatban írja le a kívánt eredményt. Az eredményre gondolva olyan konkrét feladatokat lehet megfogalmazni, amelyek közelebb hoznak a projekt célja eléréséhez.
A lista tartalmazza azokat a projekteket, amelyeket a közeljövőben be kell fejezni. Ez segít nyomon követni és irányítani az összes folyamatban lévő projektet, növeli a termelékenységet és a pihenést.
A lista heti frissítésével győződjön meg arról, hogy minden projektet lépésről lépésre ütemeznek. A projektet alkotó összes tevékenység belekerül a "Következő tevékenységek" listájába. A konkrét feladatok bármilyen célt elérhetnek.
Cserélje ki a napi teendők listáját a naptárra és a Következő műveletek listára.
Az aktuális ügyek napi listái nem hatékonyak - torzítják az időérzékelést, félrevezetik Önt, és arra késztetik Önt, hogy valóban van ideje megtenni a fentiek egy napját. Az ilyen irreális tervezés csalódáshoz, időveszteséghez és végzetes döntéshoz vezet ahhoz, amit előre csinálsz.
Sokkal hatékonyabb módszer a naptár és a Következő műveletek listák kezelése. A naptár csak egy célt szolgál: a találkozók rögzítése. Minden, ami egy adott napra vagy órára vonatkozik - egy találkozó vagy az orvos látogatása -, fel kell jegyezni a naptárba.
Tegye az összes többi feladatot vagy konkrét lépést a Következő műveletek listába. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan eldöntse, mely feladatok vannak a legrelevánsabb, és hogy van ideje megoldani azokat.
Nem számít hol vagy, mindig vegye magával a „Következő tevékenységek” listáját. Ez lehetőséget ad arra, hogy kiválassza, melyik feladatot érdemes megoldani.
Ha jól megtervezte és előre kiválasztotta a feladatait, akkor nem lesz nehéz eldöntenie, hogy melyiket érdemes kezelni.Képzelje el, hogy a repülőtéren tartózkodik, és repülése egy órával késik. Ebben a helyzetben kérdezd meg magadtól:
- Milyen feladatot kell most választanom?
- Milyen feladatot tudok befejezni a megadott idő alatt?
- Milyen feladatra van elegendő energia egy adott időben?
- Melyik feladat a legfontosabb?
Ha túl sok feladatot tervez, akkor érdemes ezeket felosztani több lista és adattár között. Például az egyik lista tárolható okostelefonon, a másik pedig a számítógépen. A feladatok ilyen módon történő rendezése után tudni fogja, melyiket végezheti az asztalon vagy egy értekezleten, vagy a repülőtéren várva.
A várakozási listák hasznosak lesznek, ha másokkal dolgoznak.
Az összes jelenlegi projektet fel kell tüntetni a Projektek listájában. A „Következő műveletek” lista használatakor ellenőrizheti, hogy következetesen dolgozik-e a feladatokon, amelyek mindegyike közelebb hozza a projektjét a befejezéshez.
A legtöbb esetben támaszkodnia kell más emberekre, akik felelősek az egyes projektek egyes részeiért. De ez nem azt jelenti, hogy el kellene adnia az irányítást valamelyik projektje előrehaladásának felett.
Ha mások munkájától függ - várakozást vár valakitől, aki folytatja a bemutató munkáját - érdemes a "Függőben" listát tartani. Tehát felírhatja mindazt, amelyet másoknak biztosítania kell, a határidőkkel együtt.
Ha ezt a listát minden héten frissíti, látni fogja, ki és hogyan végzi a munkájukat. Új konkrét feladata lesz: emlékeztetni ezt a személyt a kötelezettségre.
Ha ez a feladat legfeljebb két percet vesz igénybe, azonnal hajtsa végre. Ha nem, adja hozzá a „Következő műveletek” listához vagy az egyik konkrétabb listához, és barátságosan emlékeztesse az embert arra, hogy Ön még mindig várja a jelentését.
Mentse el az adott napra vonatkozó információkat egy naptárban vagy a rekeszben
Sok dolgot előre megtervezhet, de néha meg kell várnia bizonyos információkat, mielőtt az anyagokat a „kosárból” konkrét feladatokká vagy találkozókká változtatja.
Példa. Ha érdekes szakkiállítást tervez, akkor érdemes egy kicsit várni, és megnézni a résztvevőket, mielőtt eldönti, hogy van-e értelme részt venni rajta. Ha ilyen információ nem áll rendelkezésre előzetesen, akkor a legjobb halasztani a döntést.
Azokban az esetekben, amikor nincs más választása, és mindent az utolsó pillanatban meg kell terveznie, a következő stratégiák hasznosak lesznek:
- Állítson be emlékeztetőt egy adott napra a naptárban.
- Tartson olyan fájlt, amely segít a megfelelő információkhoz a megfelelő időben történő hozzáférésben.
A kártyafájl nagyon pontos és logikus rendszer. 43 fájlból áll: 31 fájl a hónap napjaira és 12 az év hónapjaira. Minden nap ellenőrizheti a saját magához „elküldött” dokumentumokat, emlékeztetőket vagy anyagokat.
Ahhoz, hogy a rendszer működjön, naponta kell használnia és frissítenie, és ez a legnehezebb.
Azokat az ötleteket, amelyek a jövőben relevánsak lehetnek, adja hozzá az Egyszeri / Talán listához.
Ez a lista mindent tartalmaz, ami nem szerepel a "Következő tevékenységek" vagy a "Projektek" listájában, de ennek nem szabad beleavatkoznia. Az Egyszeri / Lehetséges lista tartalmazza az összes anyagot, amelyet még nem alakítottak át konkrét ötletekké vagy feladatokké. Ne becsülje alá annak előnyeit. Ez lehetővé teszi a projektötletek nyomon követését, amelyek a jövőben rendkívül fontosak lehetnek. A listán szereplő ötletek csoportokra oszthatók. Például:
- „Utazások, amelyeket szeretnék megtenni”;
- „Borok, amelyeket szeretnék kipróbálni”;
- "A zene, amelyet szeretnék hallgatni."
Mint a „Következő lépések”, az „Egyszer / talán” listák, segít megtalálni a szükséges információkat a megfelelő időben. A listák megbízhatóbbak, mint a saját memória.
Az egyszeri / lehetséges listát rendszeresen felül kell vizsgálni és frissíteni kell, ha hatékonyan kívánja használni.
A szervezett munkahely és a rendszer heti felülvizsgálata javítja a termelékenységet
Az összes anyaglistának hozzáférhetőnek kell lennie a munkahelyén. Hozzon létre egy „vezérlőkabinot” - funkcionális mobil rendszert az információkhoz való hozzáféréshez, bárhol is legyen. Rendkívül fontos egy olyan lista- és fájlrendszer létrehozása, amelyet bárhová magával vihet: akár akkor is, ha elakad a repülőtéren vagy egy hóviharban, továbbra is eredményes lehet.
A GTD technika lehetővé teszi, hogy nyugodtan érezze magát és ellenőrizze az összes jelenlegi projektet: ellenőrizze azok előrehaladását és ellenőrizze, hogy haladnak-e előre.
A termelékenységi rendszerének mindig relevánsnak és teljesnek kell maradnia. Elméje ellazul, és csak akkor képes teljes mértékben koncentrálni a feladatra, ha megbíz a rendszerében.
Ha hetente felülvizsgálja az összes listát, akkor megbizonyosodik arról, hogy rendszere működőképes-e - minden jelenlegi projekt legalább egy „Következő művelet” -hez van társítva egy releváns, könnyen elérhető listában. Általános elképzelése lesz mindenről, ami történik. A felülvizsgálat segíti az "erdő" meglátását anélkül, hogy szem elől tévesztené a "fákat".
A heti áttekintésre fordított idő attól függ, hogy mennyi időt kell biztonságban éreznie és megnövelnie a rendszer iránti bizalmat.
Tervezze meg heti áttekintését, például péntek este. Ez lehetővé teszi, hogy bezárja a munkáját és távozzon a hétvégére tiszta fejjel és érzéki irányítással.
A természetes tervezés tisztázza a projekt céljait és a következő lépéseket
A projektfejlesztés meglehetősen természetellenes és logikátlan folyamat. Előzetesen át kell gondolni és meg kell terveznie az összes lépést, még nem képzelve el egyértelmű célt. Használjon természetes tervezési módszert, amely tükrözi a napi tevékenységeket.
Példa a mindennapi cselekedetekre: éhes és homályos célt tűz ki („Valamit ennem kell valamit”), majd meghatározza azt („Pizzát akarok”). Ezen a ponton számos ötlet merül fel a fejedben, hogyan lehet ezt a célt elérni („Pizzát süthetek, megrendelhetek, vagy egy étterembe megyek”). Bármely lépés, amelyet meg kell tennie az út mentén, magától értetődik.
Használja ezt a gondolkodásmódot a valódi projektekhez: kezdje a cél pontosabb meghatározásával. Soha nem fáj, ha időt töltenek a célok kitűzésével, mert minden további cselekedet ettől függ. Amikor egyértelmű a cél, az elméd automatikusan elkezdi az ötletgyűjtést. Tehát előállhat a cél eléréséhez szükséges ötletekkel. Egy jó taktika az, hogy „kívülről” kezdjük el az ötletgyűjtést; írja le és mentse el ötleteit papírra.
Az összes ötlete összegyűjtése után meg kell szerveznie és csoportosítani őket, majd meg kell határoznia a projekt végrehajtásához szükséges konkrét tevékenységeket.
A természetes tervezés nagymértékben tisztázza a projekt munkáját, és érdekes, gyors és intuitívvá teszi.
A legfontosabb dolog
Hogyan lehet hatékonyan és tiszta fejjel dolgozni?
- Az agyad gondolkodóeszköz, nem tárolóeszköz. Ha tisztán akar gondolkodni, akkor megbízható „anyaggyűjtő kosárra” van szüksége az elmédén kívül.
- Vegye ki a kukát - minden héten ürítse ki az összes külső "kosarat".
- A "kosarak" rendezésekor az anyagot tematikus listák szerint rendezze.
Egyszerű eszközök, amelyek a GTD-módszert alkotják
- A „Projektek” lista áttekintést nyújt a folyamatban lévő projektekről.
- A napi teendők helyett használja a naptárat és a Következő műveletek listákat.
- A várakozási listák nagyon hasznosak, ha másokkal dolgozik.
- Mentse el az adott napra vonatkozó információkat egy naptárban vagy a rekeszben.
- Az összes potenciálisan érdekes ötletet fel kell venni az Egyszeri / Lehetséges listába.
- A produktív munka elvégzéséhez elengedhetetlen a szervezett munkahely és a rendszer heti áttekintése.
Hogyan lehet megvalósítani a GTD alapelveit?
A természetes tervezés tisztázza projektjeinek céljait és következő lépéseit, és megkönnyíti azok kidolgozását.